3 طرق لإدارة رسائل Instagram المباشرة وتجنب التحميل الزائد على البريد الوارد

يمكن أن تكون رسائل Instagram DMs قناة قوية لخدمة العملاء وتنمية العلاقات مع جمهورك.

ومع ذلك، فإن حجم الرسائل الهائل، وسير العمل غير الفعال، والافتقار إلى البنية يمكن أن يمنع فرق وسائل التواصل الاجتماعي من تحقيق أقصى استفادة من هذه المشاركة – بل ويعوق أوقات الاستجابة.

أضف إلى ذلك كل هذا للتنقل بين إدارة Instagram بين هاتفك المحمول بشكل منفصل عن بقية أدوات التواصل الاجتماعي الخاصة بك، ولا عجب أن تشعر بعض الفرق الاجتماعية بالارتباك.

إذا كانت بعض هذه التحديات تبدو مألوفة، فأنت لست وحدك. في الواقع، على مدار السنوات القليلة الماضية، تلقى Sprout أكثر من 1000 طلب لإدارة Instagram DM في Sprout للمساعدة في تخفيف فوضى البريد الوارد.

بفضل شراكتنا مع فيسبوك، يسعدنا طرح هذه الميزة لمزيد من عملائنا.

بينما تستعد للاستفادة من رسائل Instagram المباشرة في Sprout، أردنا مشاركة بعض النصائح ليس فقط لإبقاء رأسك فوق الماء، ولكن لتعليمك كيفية السباحة بخبرة عبر رسائلك المباشرة.

في هذه المقالة، سنوجهك عبر ثلاث طرق لإنشاء سير عمل فعال لـ Instagram Inbox:

قم بإنشاء خطة وتنفيذ الحلول لتنظيم حجم رسالتك.
حدد أدوار فريقك وقم بإعداد سير عمل فعال.
قم بأتمتة التنبيهات حتى لا تفوتك أي رسالة مهمة على Instagram.

إن مفتاح النجاح في تحقيق التوازن بين عدد كبير من رسائل Instagram المباشرة وإشارات القصة والتعليقات و @الإشارات هو وجود الأنظمة والأدوات المناسبة لهذه المهمة.

سنغطي كيفية تطوير هذه الأنظمة، بالإضافة إلى كيف يمكن لـ Sprout Social أن تساعدك على زيادة مركزية وتبسيط جميع مسارات عمل الرسائل الاجتماعية الخاصة بك.

الأولوية رقم 1: إنشاء خطة وتنفيذ الحلول لتنظيم حجم رسالتك

لا يمكن تجاهل أهمية التخطيط والتنظيم لتحقيق أهداف خدمة العملاء وإدارة المجتمع على Instagram.

عندما تدير دفقًا مستمرًا من الرسائل المباشرة الواردة، أو عندما تنتشر علامتك التجارية فجأة وتتدفق موجة من @الإشارات، فإن وجود البنية التحتية المناسبة للبريد الوارد يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا.

كيف تبدو تلك المنظمة؟ يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل تحديد أنواع الرسائل ذات الصلة أو فئات رسائل خدمة العملاء التي يجب عليك أنت وفريقك منحها الأولوية.

على سبيل المثال، قد تجد أن رسائل Instagram المباشرة تميل إلى تضمين إحباطات العملاء المتزايدة أكثر من نشر التعليقات.

وبالمثل، قد يكون الرد على الرسائل المتعلقة بمشاكل الشحن أو الطلب أولوية حساسة للوقت أكثر من ردود الفعل السريعة على الرموز التعبيرية لقصة حديثة على Instagram.

سيساعدك فهم أولوياتك على تركيز فريقك وتطوير البنية التحتية التي ترفع مستوى هذه الرسائل المهمة. فيما يلي بعض الطرق لمزيد من إنشاء بعض هذه الحلول وأتمتتها باستخدام Sprout Social:

إنشاء علامات لفئات خدمة العملاء المختلفة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء علامات لـ “الشحن/الإرجاع” أو “العناصر التالفة” أو “حب العميل” أو أي شيء آخر من المهم أن يستجيب له فريقك.
أتمتة وضع علامات على الرسائل وتصفية الرسائل. قم بإعداد قواعد تلقائية لوضع علامة على الرسائل الواردة – على سبيل المثال، في كل مرة يذكر فيها شخص ما كلمة “إرجاع” أو “استرداد”، سيتم وضع علامة عليها تلقائيًا بـ “الشحن/الإرجاع”. يتيح ذلك لفريقك تصفية نوع الرسائل التي تحتاج إلى تحديد أولوياتها فقط من أجل تقليل الضوضاء.
فرز الرسائل في صناديق البريد الوارد المخصصة. يمكنك إنشاء عرض مخصص للبريد الوارد حصريًا لرسائل Instagram المباشرة والتعليقات الموسومة بـ “العناصر التالفة” لمساعدتك في معالجة هذه الأنواع من الرسائل بسرعة. تمكنك طرق العرض المخصصة هذه من الرد على الرسائل ذات الأولوية العالية أولاً، ثم الانتقال إلى الرسائل الأقل حساسية للوقت.
احفظ الأسئلة الشائعة الخاصة بك. بدلاً من كتابة الرد نفسه 200 مرة في اليوم، احصل على ردود معتمدة من العلامة التجارية يمكنك إرسالها بسرعة. يمكنك إنشاء هذه الاستجابات الشائعة في مكتبة أصول Sprout. بنقرتين، يمكن لأعضاء الفريق تعبئة الإجابات المناسبة للرسائل الواردة، مما يوفر لك الوقت الذي تقضيه في كتابة الإجابات على كل سؤال متكرر عدة مرات في اليوم.

الأولوية رقم 2: تحديد أدوار فريقك وإعداد سير عمل فعال في Instagram

نظرًا لأن أحجام وأدوار فرق التواصل الاجتماعي يمكن أن تختلف، فإن التعاون الفعال والمسؤوليات الواضحة أمر ضروري.

قد يعني هذا تعيين أعضاء فريق خدمة العملاء بقدرات تصعيد مختلفة بناءً على الخبرة، أو إرسال فرق اجتماعية لاستجابات معينة للحصول على موافقة المدير.

مع وجود عدد كبير من الرسائل، قد يكون وجود العديد من أعضاء الفريق في صندوق الوارد الخاص بك على Instagram يحاولون التعامل مع الردود بمثابة صداع.

يعد وجود بنية تحتية توضح المهام التي يجب على كل عضو في الفريق وتبسيط العمليات أمرًا بالغ الأهمية للتغلب على حجم رسائلك.

فيما يلي بعض الطرق لزيادة التعاون ولضمان عمل أعضاء فريقك بكفاءة مع Sprout Social:

رسائل المهام إلى عضو الفريق المناسب. إذا قمت بتحديد أعضاء الفريق ذوي الخبرة المحددة حول خدمة عملاء معينة أو فئات المنتجات، أو كان لديك فكرة عن النطاق الترددي لكل فرد، فيمكنك الاستفادة من المهام. يضمن تحديد المهام تعيين الرسائل لأعضاء الفريق الأكثر ملاءمة للإجابة أو الذين لديهم النطاق الترددي للرد. يؤدي إرسال رسالة إلى إرسال إشعار إلى عضو الفريق وقائمة بالرسائل المكلفة بالعمل من خلالها.
إرسال رسالة الرد للموافقة. يعد هذا خيارًا رائعًا إذا كنت بحاجة إلى رؤية استجابات معينة (على سبيل المثال، عميل غاضب لديه مشكلة فريدة في خدمة العملاء) من مدير أو جهة اعتماد أخرى. يتم دمج الموافقات على الرد في سير عمل سهل حيث يمكنك تتبع حالة الموافقة ومعرفة ما إذا كان المعتمد قد قبل الرد أو رفضه (مع التعليقات).
تجنب الرد على نفس الرسالة مع كشف الاصطدام. سيُظهر Sprout ما إذا كنت أنت وزميل عمل آخر تتفاعلان مع نفس الرسالة – مما يساعدك على تجنب العمل المزدوج وتجربة العملاء المربكة.

الأولوية رقم 3: تشغيل التنبيهات تلقائيًا حتى لا تفوتك أي رسالة مهمة على Instagram

هل سبق لك أن حلمت بالتوتر بشأن حدوث خطأ في وسائل التواصل الاجتماعي أو خطأ مطبعي أو فقدان رسالة مهمة؟

هذا هو المكان الذي يمكن أن يمنحك فيه إعداد أنظمة النسخ الاحتياطي والأتمتة راحة البال، مع منح عملائك أيضًا تجربة أفضل عند التعامل مع علامتك التجارية على Instagram.

أنت مجرد إنسان، في نهاية المطاف، لذا استفد من الأدوات المتاحة لك لتجعل حياتك وإدارة البريد الوارد لوسائل التواصل الاجتماعي أسهل.

قد تبدو كلمة الأتمتة مخيفة، خاصة عندما يتعلق الأمر بوسائل التواصل الاجتماعي. لكن إنشاء التشغيل الآلي لا يتطلب بالضرورة كتابة تعليمات برمجية معقدة أو استخدام أجهزة الرد الآلي.

يتيح Sprout لفرق التواصل الاجتماعي وفرق رعاية العملاء إمكانية إنشاء عمليات تشغيل تلقائي بسرعة لضمان عدم مرور أي رسائل أو إنجازات من خلال الشقوق:

لا تفوت أبدًا أي رسالة مهمة باستخدام إشعارات الدفع المخصصة على الهاتف المحمول. لنفترض أن الرسائل المباشرة والتعليقات على Instagram مهمة من وجهة نظر رعاية العملاء لعلامتك التجارية، كما هو الحال مع @الإشارات على Twitter. يمكنك إعداد إشعارات الدفع المخصصة لأنواع الرسائل هذه فقط، مما يؤدي إلى تشغيل تنبيه عند وصول رسالة مهمة.
ابق على اطلاع مع تنبيهات Spike للكميات الكبيرة من الرسائل الواردة. يمكن أن يشير التدفق المفاجئ للرسائل إلى عدد من السيناريوهات: ربما انتشرت علامتك التجارية عن طريق الخطأ أو (دون علم فريقك) يظهر منتج جديد متضررًا باستمرار. وبغض النظر عن ذلك، فإن Spike Alerts ستساعدك على تحديد الأزمة، أو الفرصة، بشكل استباقي بدلاً من تسجيل الدخول ببراءة إلى Instagram ليتم سحقها بمقدار 10 أضعاف الكمية العادية من الرسائل.
إضافة مستخدمين محددين إلى قوائم VIP. تسمح لك قوائم VIP بتقسيم الرسائل الواردة من العملاء المخلصين أو المؤثرين أو حتى المتصيدين للعلامات التجارية. في Sprout، يمكنك اختيار تلقي التنبيهات عندما تسقط رسالة من أحد الشخصيات الهامة، ما عليك سوى وضع علامة على الرسالة كمكتملة أو إخفائها. هذه الميزات التلقائية بسيطة، ولكنها ستوفر نسخة احتياطية حتى لا تفوتك أي رسائل مهمة ونأمل أن تكون الراحة أسهل.

انغمس في إدارة Instagram الأسهل

يمكن أن تمثل رعاية العملاء والمشاركة المجتمعية على Instagram تحديًا كبيرًا.

لكن التخطيط والأدوات الصحيحة يمكن أن توفر الوقت الذي كنت تقضيه سابقًا في تصفح صندوق الوارد الخاص بك على Instagram حتى تتمكن من التركيز على المزيد من العمل الاستراتيجي.

نحن في Sprout متحمسون للغاية لمواصلة دمج Instagram DMs في Smart Inbox الخاص بـ Sprout ونأمل أن تكون النصائح المذكورة أعلاه مفيدة في التنقل والتنظيم والاستجابة لعدد كبير من رسائل Instagram المباشرة.

للبدء في تطوير مسارات العمل والأتمتة المثالية لإدارة Instagram لديك، ابدأ اليوم بتجربة مجانية لمدة 30 يومًا من Sprout.

المصدر: sproutsocial

قد يهمك:

بيع متابعين instagram