تأهيل عملاء وسائل التواصل الاجتماعي الجدد كوكالة

عندما تبدأ وكالة، من المثير جدًا أن تحصل على عميلك الأول. تريد أن تأخذ الوقت الكافي للاحتفال وتناول بعض الشمبانيا قبل الذهاب إلى العمل والتعامل مع عميل جديد لوسائل التواصل الاجتماعي.

ولكن بمجرد أن يقولوا “دعونا نفعل ذلك”. ثم ماذا؟

يجب أن يكون لديك عملية منظمة لضم عملاء وسائل التواصل الاجتماعي لديك كوكالة تمامًا كما تفعل مع سير العمل الخاص بك. 

كلما كانت عملية تأهيلك على وسائل التواصل الاجتماعي أكثر احترافية، كلما كانت تجربتك أنت والعميل أكثر سلاسة طوال الوقت. 

يمكن أن يساعدك هذا أيضًا في جذب المزيد من العملاء لاحقًا عندما تبدأ الإحالات في الوصول.

في هذا المنشور، سنلقي نظرة على تأهيل عملاء وسائل التواصل الاجتماعي في وكالتك وكيفية تبسيط العملية. بهذه الطريقة لن تجد نفسك تكافح من أجل الحصول على معلومات تؤدي إلى تأخير وكالتك لأي من أعمالها.

1. حدد التوقعات

اسمح لعملائك بمعرفة ما يمكن توقعه أثناء عملية الإعداد على وسائل التواصل الاجتماعي.

قم بتضمين مقترحك قائمة بما يجب أن يحدث وبأي ترتيب يجب أن يحدث من أجل عملية تأهيل سلسة. وبهذه الطريقة، سيتم طمأنتهم بخبرتك ومعرفة ما يمكن توقعه والالتزام بالوقت الذي قد يتضمنه ذلك.

في بعض الأحيان، سيستغرق الأمر بعض الوقت حتى يقوم العميل الجديد بكل ما تحتاجه للبدء. 

إذا تم الاهتمام بأسلوبهم حتى هذه اللحظة على أساس “حسب الحاجة” أو من قبل عدة موظفين، فقد لا يعرفون حتى ما تحتاجه. إن وجود جدول بيانات يمكنهم ملؤه سيساعد العملية بشكل كبير!

2. أرسل العقد

قبل أن تفعل أي شيء، أرسل هذا العقد إليهم أو اطلب العقد المفضل للعميل.

ومن الشائع أن تنص هذه العقود على أشياء مثل:

• سيتم الدفع مقدما في بداية كل شهر.
• يحتاج كل من الوكالة والعميل إلى إشعار كتابي مدته 30 يومًا للإلغاء.
• لا تتحمل الوكالة المسؤولية إذا رفع شخص ما دعوى قضائية ضد شركة بسبب محتوى اجتماعي
• غالبًا ما يتضمن العقد اتفاقية عدم الإفشاء (NDA) التي لن تتم مشاركة المعلومات والموارد التجارية فيها.
• إذا كان الدفع يعتمد على التسليمات أو المعالم الرئيسية، فاذكرها في العقد بالإضافة إلى التواريخ التي ستحتاج فيها وكالتك إلى معلومات من العميل من أجل احترام التواريخ.

استشر محاميك لمساعدتك في كتابة عقد قياسي، ويفضل أن يكون ذلك قبل أن تحتاج إلى بدء عملية تأهيل العميل.

قم بتوقيع العميل على هذا، وقم بالتوقيع عليه بنفسك، ومن ثم يمكنك البدء!

3. أرسل فاتورتك الأولى

أنت لا ترغب في الخوض في متاعب قيام عميل جديد بإعداد حساباته أو الوصول إليها فقط لجعله يتراجع عن الدفع.

حدد جميع خيارات الدفع في فاتورتك (غالبًا ما يكون هناك خيارات متعددة مثل بطاقة الائتمان أو التحويل المصرفي أو خيارات الدفع الفوري مثل PayPal مما يجعلها أكثر ملاءمة) وحدد التاريخ الذي سيتم الدفع فيه. 

يمكن أن يساعدك استخدام برامج الفواتير مثل Quickbooks أو Freshbooks في الظهور بمظهر احترافي وأتمتة هذه العملية.

أنت متشوق للبدء في العمل، لكن قم بالدفع أولاً، ثم أكمل باقي الخطوات. وهذا لا يشكل سابقة لعميلك الأول فحسب، بل يضمن أن وكالتك تدير نفسها كشركة. لا يمكن التقليل من الاحترافية التي تجلبها هذه الخطوة إلى الطاولة.

للتذكير: إذا كنت تعمل مع عملاء دوليين، فتأكد من أنك وجدت طريقة مناسبة لهم للدفع لك مقدمًا. توجد مشكلات مع بعض العملاء الذين يقومون بإجراء الدفعات اعتمادًا على الموقعين المختلفين لديك.

4. أرسل استبيانًا

هذه هي الخطوة التالية المفضلة لدي شخصيًا. تحتاج إلى إرسال قائمة بالأسئلة لمعرفة المزيد من التفاصيل حول ما يريدون وكيف يمكنك تحقيقه.

اسأل عن كل ما قد تحتاجه، بما في ذلك:

• أدلة الأسلوب
• لغة ذات علامة تجارية
• أين مصدر صورهم وكيفية الوصول إلى حسابات الصور الخاصة بهم
• ما هي أنواع العروض الترويجية المفتوحة للتشغيل؟
• من هم المنافسون الرئيسيون الثلاثة أو الخمسة ومن منهم يرغبون في تقليده أو التباين معه؟
• ما المحتوى الذي يفضلون استخدامه على أنواع مختلفة من المنصات، إذا كان ذلك مناسبًا
• أي شيء قد تحتاج إلى معرفته لتطوير استراتيجيتهم. فكر في الأسابيع القليلة القادمة من عملك وحاول توقع جميع أسئلتهم.

5. الوصول إلى منصاتهم الاجتماعية

في بعض الأحيان يكون هذا هو الجزء الذي يستغرق معظم الوقت. سيرغب معظم العملاء في أن يكون لديك نوع من الوصول وسيصبح الأمر أسرع إذا تمكنت من إرشادهم خلال عملية كيفية القيام بذلك.

كما هو مذكور أعلاه، قم بإنشاء قالب لما تحتاجه بالضبط: هل هو اسم مستخدم، أو بريد إلكتروني مرتبط بالحساب، أو الوصول إلى هذا البريد الإلكتروني؟ في بعض الحالات مثل Instagram، عندما يقوم مستخدم أو جهاز جديد بتسجيل الدخول إلى الحساب، يجب أن يكون لديك حق الوصول إلى البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف الموجود في الحساب للتحقق. 

ويجب أن يتم ذلك خلال إطار زمني معين، لذا يجب التنسيق مع صاحب الحساب.

يمكن أن يؤدي استخدام أدوات الطرف الثالث إلى تبسيط هذا الأمر، مما يسهل عملية تأهيل العميل بسرعة أكبر وبخطوات أقل.

لاحظ أنك لا تحتاج دائمًا إلى التحكم الكامل للمسؤول؛ غالبًا ما تحتاج فقط إلى ما يكفي للوصول إلى التحليلات إذا كان ذلك جزءًا من دورك، وإدارة المشاركة إذا كان هذا هو دورك، وجدولة المنشورات.

فيما يلي بعض التعليمات البسيطة لكل منصة، والتي يمكنك نسخها وإنشاء تعليمات خاصة بك قبل إرسالها إلى عملائك.

فيسبوك

باعتبارك وكالة تسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي، من الطبيعي بالنسبة لك أن تعرف إلى أين تذهب داخل فيسبوك لإضافة الأذونات. 

ولكن ليس من السهل دائمًا العثور على العميل. اجعل عملية الإعداد على وسائل التواصل الاجتماعي أسهل لعميلك من خلال عرض لقطات الشاشة هذه له.

ستحتاج إلى إرسال تعليمات لعملائك حول كيفية منحك حق الوصول.

اطلب منهم الانتقال إلى حساب مدير الأعمال الخاص بهم، ثم النقر على “الصفحات”. سيُظهر لهم هذا صفحاتهم الحالية، ويمكنهم اختيار “تعيين شركاء”. 

سيؤدي هذا إلى فتح علامة تبويب تسمح لهم بإدخال معرف عملك، أو إرسال رابط إلى عملك لمنحهم حق الوصول.

يجب على العميل عادةً تمكين نشر المحتوى، وستريد أن تكون قادرًا على رؤية الأداء على الأقل. يمكنهم تحديد مقدار الوصول لديك. تأكد من شرح ما كان ينبغي لهم تمكينه حتى تتمكن من الحفاظ على عقدك.

للعثور على معرف عملك، قم بعرض معلومات صفحتك في مدير الأعمال، وسترى رقم المعرف.

بعد ذلك، سيتلقى عملك طلبًا لإدارة الصفحة. اهلا بك!

تويتر

يعد Twitter أحد الأنظمة الأساسية التي يمكنك تسجيل الدخول إليها طالما كان لديك اسم المستخدم أو عنوان البريد الإلكتروني وكلمة المرور.

إذا كنت تستخدم تويتر مباشرة في التطبيق، فانتقل إلى الجانب الأيسر إلى “إدارة الحسابات” وسترى قائمة بالحسابات التي قمت بتسجيل الدخول إليها بالإضافة إلى خيار تسجيل الدخول أكثر.

شاركتنا زميلتي مثالاً لحسابات تويتر التي تقوم بتسجيل الدخول إليها عبر التطبيق:

اعتمادًا على دور وكالتك مع هذا العميل، قد تكون إدارة حساب Twitter الخاص به أكثر فاعلية باستخدام أدوات خارجية مثل Hootsuite أو Agorapulse. 

بالنسبة لهذه، يمكن لمجموعة واحدة فقط من بيانات اعتماد تسجيل الدخول أن تمنحك إمكانية الوصول إلى حسابات وسائط اجتماعية متعددة وتحليلاتها. باعتبارنا وكالة تواصل اجتماعي، فإن الاستثمار في هذه الأدوات دائمًا ما يكون أمرًا جديرًا بالاهتمام.

انستغرام

يعد Instagram أصعب منصة للتواصل الاجتماعي إذا كان عميلك يستخدم التطبيق الأصلي فقط.

كما هو موضح أعلاه، يجب أن يكون كل من يحمل مفاتيح حساب Instagram جاهزًا للموافقة على مستخدم جديد يقوم بتسجيل الدخول إلى التطبيق خلال إطار زمني معين أو تنتهي المهلة وتبدأ من جديد. 

في كثير من الأحيان، قد لا يعرف العميل حتى رقم هاتفه المتصل بالحساب، لذلك يحاول تأجيله أو توصيلك بموظف أو متدرب سابق.

الطريقة الأسهل لربط كل شيء على المدى الطويل هي استخدام Facebook Business Suite أو استخدام أدوات الطرف الثالث. مرة أخرى، يحتاج عميلك إلى كلمة مرور Instagram الخاصة به، ولكن هذا لا يستغرق سوى خطوتين.

إذا قام عميلك بتسجيل الدخول إلى حساب Facebook الخاص به، ثم Business Suite على اليسار، فستتم مطالبتك بتسجيل الدخول إلى Instagram إذا لم تكن متصلاً به بالفعل.

انقر على “البدء” وسيُطلب منك إدخال كلمة مرور Instagram الخاصة بك، وبذلك تكون قد قمت بذلك!

يتيح لك Facebook Business Suite الاختيار بين النشر على Facebook فقط، أو تعديله ليناسب كل من Facebook وInstagram، أو نشره مباشرة على Instagram.

موقع YouTube

مع YouTube، يمكن لمدير الحساب إضافة مستخدمين مختلفين إلى الحساب.

للقيام بذلك، انتقل إلى استوديو منشئي المحتوى في YouTube. انقر على “الإعدادات” ثم ابحث عن “الأذونات”، ثم انقر على “دعوة”.

أدخل عنوان البريد الإلكتروني للوكالة، وقم بتعيين دور لها. لاحظ أنه لا يمكن لأحد حذف القناة، ولكن يُنصح غالبًا بمنح معظم الوكالات دور “المحرر” حتى لا تتمكن من إضافة أو إزالة آخرين.

6. قم بتأكيد استراتيجيتك وتعمق فيها

سيقوم معظم المسوقين عبر وسائل التواصل الاجتماعي بتطوير إستراتيجية مخصصة، والتي تتم الموافقة عليها من قبل العميل ثم تبدأ. 

من المفيد أن يتم ترتيب الخطوات التالية لوكالتك في قوالب يمكن تغييرها لكل عميل: كيف تحب أن تبدأ في جمع الأصول، وكيفية التعمق في شخصيات جمهورهم، وكيفية إنشاء شراكات.

وهذا هو الوقت المناسب لتوضيح أي أسئلة قد تكون لديهم، ولإظهار بعض نماذج المنشورات لهم للموافقة عليها للتأكد من أنك على المسار الصحيح.

تعرف على الأيام الأفضل لتسجيلات الوصول والموافقات، ومن سيكون المتعاون المباشر لوكالتك، ونوع التحليلات التي يرغبون في رؤيتها في تقاريرهم الشهرية (وأيضًا تلك التي تعلم أنهم سيحتاجون إليها حتى لو لم يفعلوا ذلك). 

تأكد من أن العميل مرتاح للجدول الزمني المتفق عليه للتسليمات، والتي قد تتضمن مراجعات الإستراتيجية، والموافقات اللاحقة، والتحليلات أو التقارير المرسلة.

مرة أخرى، هذه فترة حاسمة للتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة، لذا عد إلى التوقعات وتأكد من أنك مستعد للبدء.

افكار اخيرة

أفضل نهج للوكالة عندما يتعلق الأمر بإعداد عملاء وسائل التواصل الاجتماعي هو الانتهاء من جميع الأوراق اللازمة قبل أن تحتاج إلى إرسالها. 

كلما كانت وكالتك أكثر استعدادًا، كلما أدرك عميلك الجديد أنه على الأقل في الجزء الخاص بالخطة، هم مشاركين نشطين يحتاجون إلى الترحيب بك في حساباتهم بأذرع مفتوحة وكلمات مرور جاهزة.

أفضل طريقة لبدء العلاقة بشكل صحيح هي إرسال كل ما يحتاجه العميل لمساعدته في عملية الإعداد وتحديد وقت للمضي قدمًا معًا. 

يمكن لعملائك الأكثر تقدمًا أخذ تعليماتك والتعامل معها؛ ستحتاج بعض العلامات التجارية الأحدث إلى القليل من الإمساك باليد. 

لكن كلما كنت منظمًا ومفيدًا خلال هذه العملية، كلما كانت علاقتك أفضل على المدى الطويل.

تذكر أن أول عميل تقوم بالتوقيع عليه هو بالفعل سبب للاحتفال. لكن القطار لا يتوقف عند هذا الحد؛ فهي تذكرتك لمزيد من الإحالات والعملاء الأكثر ربحًا في المستقبل. 

اغتنم الفرصة لإتقان كيفية التعامل مع عميل جديد لوسائل التواصل الاجتماعي حتى يكون الجميع سعداء بتجربتهم.

المصدر: socialmediacollege

شاهد ايضا:

شراء متابعين تيك توك