المدونة
11 أداة للاتصالات المؤسسية لتعزيز أداء الفريق
01
أكتوبر
أكتوبر
تعتبر أدوات الاتصال حاسمة بالنسبة للشركات الحديثة
لأن كل موعد نهائي مفقود، أو اختناق، أو سوء فهم بسيط يتدفق للتأثير على إنتاجية فريقك.
لكن كلما كبرت شركتك، كلما زادت سرعة خروج هذه المشكلات عن نطاق السيطرة.
ولهذا السبب أصبحت أدوات الاتصالات التجارية المخصصة عنصرًا أساسيًا في الفرق الشخصية والبعيدة والمختلطة على حدٍ سواء.
المشكلة؟ ليس هناك نقص في البرامج هناك. أضف إلى ذلك حقيقة أن إعداد فريقك للأدوات الجديدة ليس بالأمر الهين. وهذا ينطبق بشكل خاص على الشركات.
إذا كنت لا تعرف من أين تبدأ، فقد قمنا بتغطيتك في دليلنا الشامل للاتصالات المؤسسية.
ما هي الاتصالات المؤسسية، على أية حال؟
تشير الاتصالات المؤسسية إلى كيفية تفاعل أصحاب المصلحة في الأعمال مع الزملاء (الداخليين) والعملاء (الخارجيين).
بدءًا من التحديثات والتوقعات وحتى الرسائل والنتائج، تعطي الشركات الأولوية للاتصالات من أجل التنظيم والإنتاجية والمساءلة.
وبالتالي فإن أدوات اتصالات الشركة تمثل البرامج والتطبيقات التي يستخدمها أصحاب المصلحة لإدارة التفاعلات المذكورة أعلاه.
يمكن وضع هذه الأدوات في مجموعتين بناءً على جماهيرها – الداخلية والخارجية.
أدوات الاتصالات المؤسسية الداخلية والخارجية
تغطي الاتصالات الداخلية التفاعلات التي تحدث بين أصحاب المصلحة داخل المنظمة.
يشمل ذلك الموظفين والأشخاص على المستوى C وغيرهم من المتعاونين الداخليين (فكر في: العاملين لحسابهم الخاص أو المقاولين).
لإدارة هذه العلاقات وإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم، قد تستخدم الشركات ما يلي:
- أدوات إدارة المشروع
- أدوات الدردشة الجماعية
- أدوات مؤتمرات الفيديو
- أدوات الإنترانت الخاصة بالشركة أو الويكي
على الجانب الآخر، يتم استخدام أدوات الاتصال الخارجية لتوصيل الرسائل الأساسية للعملاء أو المشتركين أو الشركاء. قد تشمل هذه الأدوات ما يلي:
- أدوات التسويق (فكر في: وسائل التواصل الاجتماعي، وإدارة علاقات العملاء، والبريد الإلكتروني)
- أدوات التواصل مع العملاء (فكر في: الدردشة المباشرة أو برامج مكتب المساعدة)
- أدوات العلاقات العامة والإعلام
لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع لاعتماد أدوات الاتصالات. ومع ذلك، يعد الجمع بين الأدوات الداخلية والخارجية أمرًا أساسيًا لإبقاء جميع المشاركين في عملك على اطلاع دائم.
لماذا تعتبر أدوات الاتصالات التجارية مهمة جدًا؟
يجب أن يكون الاستثمار في الاتصالات الرقمية المخصصة مسألة “متى” وليس “إذا” بالنسبة للشركات من جميع الأشكال والأحجام.
مَشرُوع. الشركات الصغيرة والمتوسطة. منفرد. سمها ما شئت.
ضع في اعتبارك الفوائد الموثقة جيدًا للتواصل المبسط أدناه:
- شجّع التعاون الهادف بين فريقك. عندما تتم مواءمة مهام الفرق وأهدافها، فإنها تحقق نتائج أعمال أفضل. هناك سبب وراء كون التواصل الفعال وارتفاع معدلات مشاركة الموظفين يسيران جنبًا إلى جنب.
- تمكين الناس ليكونوا أكثر إنتاجية. تشير الأبحاث الحديثة التي أجرتها شركة Teamwork إلى أن الأشخاص يصبحون أكثر إنتاجية بنسبة تصل إلى 25% عندما يكون لديهم إمكانية الوصول السريع إلى التسليمات والمتطلبات ومعلومات المشروع الهامة الأخرى. باستخدام أدوات الاتصالات التجارية المناسبة، يمكنك دمج كل ما سبق في مكان واحد.
- إنشاء ثقافة شركة أكثر ارتباطًا. مادة للتفكير: 7% فقط من العاملين يشعرون أن التواصل “دقيق ومفتوح وفي الوقت المناسب” في العمل. يشير هذا إلى حاجة الشركات إلى وضع اتصالاتها المؤسسية تحت المجهر ليس فقط من أجل الإنتاجية ولكن أيضًا من أجل رفاهية عمالها.
وتذكر أيضًا أن كفاءة الاتصالات الداخلية لها تأثير مباشر على كيفية تواصلك مع العملاء.
على سبيل المثال، ضع في اعتبارك كيف تتطلب الرسائل التسويقية والتصميمات الإبداعية للحملات خطوات متعددة وأصحاب مصلحة وموافقات متعددة.
عندما يكون القسم على نفس الصفحة ويكون قادرًا على التواصل بفعالية، فمن المرجح أن يكون لرسائله إلى أصحاب المصلحة الخارجيين صدى.
11 أداة للاتصالات المؤسسية عليك تجربتها
فيما يلي تفصيلنا لأفضل أدوات الاتصال، والتي أثبتت جميعها أنها تجمع الشركات معًا وتساعد العاملين على التواصل بشكل أفضل.
وبطبيعة الحال، لا تحتاج أي شركة بالضرورة إلى كل شيء في هذه القائمة. ومع ذلك، يمكن للأدوات الداخلية والخارجية هنا تسليط الضوء على المجالات التي قد تحتاج فيها اتصالات عملك إلى ضبط.
أدوات الاتصال الداخلي
يعد بناء استراتيجية اتصالات داخلية أمرًا لا بد منه، خاصة بالنسبة للفرق البعيدة والموزعة. لنبدأ بالنظر إلى الأدوات التي تساعد فريقك داخليًا.
1. أسانا
نظرًا لتزايد فرق العمل عن بعد، تعد أدوات إدارة المشاريع أمرًا ضروريًا للشركات الكبيرة والصغيرة.
توفر أدوات مثل Asana للشركات مكانًا موحدًا لتخطيط وتتبع التقدم المحرز في أي مشروع معين. بدءًا من المهام وقوائم المهام وحتى الجداول الزمنية الكاملة للمشروع وتقويمات الأقسام، تعمل Asana على تسهيل تتبع كل شيء من خلال:
- طرق عرض المشروع المتعددة (بما في ذلك لوحات كانبان والقوائم والتقويمات) التي توفر نبضًا ثابتًا حول تقدم المهمة
- القدرة على تعيين الأدوار والأذونات للمتعاونين (بما في ذلك الموظفين المبتدئين والمقاولين والمستوى C) للحفاظ على تنظيم سير العمل
- التحديثات والإشعارات التلقائية للحفاظ على نبض مستمر لتقدم المهمة
2. الركود
من الصعب العثور على فريق لا يستخدم Slack (أو أداة دردشة جماعية مشابهة) للبقاء على اتصال.
باستخدام Slack، يمكنك تنظيم اتصالات فريقك في قنوات على مستوى الشركة أو قسم محدد أو دور محدد.
وهذا يسمح بالاتصال الفوري وفي الوقت المناسب والذي لا يقاطع العمال تمامًا أو يتسبب في اجتماعات لا داعي لها.
يمكن القول إن أكبر نقطة بيع في Slack هي سهولة الاستخدام والتكاملات التي لا نهاية لها (بما في ذلك العديد من الأدوات الموجودة في هذه القائمة).
3. العمل الجماعي
يعتبر حل إدارة المشروع مزيجًا تقريبًا من الأداتين المذكورتين أعلاه، ويميز العمل الجماعي نفسه بقدرته على تتبع بيانات المشروع الدقيقة بالإضافة إلى التحديثات والرسائل.
على سبيل المثال، يمكنك تتبع المساهمات الفردية في أي مهمة معينة بالإضافة إلى الوقت الذي يقضيه الفريق في المهام.
يجيب العمل الجماعي على “ما تم إنجازه وما يجب القيام به وما هو التالي” في مكان واحد.
تمثل ميزات تتبع المشروع في النظام الأساسي توفيرًا كبيرًا للوقت وتؤدي إلى تقليل عدد الزيارات بين المتعاونين.
4. التقاء
بدءًا من المستندات والسياسات الداخلية وحتى الصفحات المرجعية ومواقع wiki، يمثل Confluence نوعًا من “القاعدة الرئيسية” التي يمكن للفرق الرجوع إليها.
تعمل المنصة كأداة لإدارة المشاريع في حد ذاتها ولكنها تزود الفرق أيضًا بلوحة معلومات رقمية لتبادل الأفكار وتدوين الملاحظات حسب الحاجة.
تعد ميزات Confluence مثالًا آخر على كيفية دمج اتصالات الشركة بدلاً من التنقل بين التطبيقات المتعددة أو صناديق البريد الوارد أو محركات الأقراص الداخلية.
5. مناصرة الموظف بواسطة Sprout
الدفاع عن الموظفين هو كل الغضب في الوقت الحالي. يعمل نظام دعم الموظفين في Sprout على تمكين زملائك في الفريق داخليًا من تحقيق أقصى قدر من الربح من رسائل التسويق الخارجية.
على سبيل المثال، تسهل خدمة دعم الموظفين تعزيز أكبر إعلانات علامتك التجارية وأحدث منشورات المدونة.
بدلاً من صياغة تحديثات أو تسميات توضيحية فردية، توفر المنصة قوالب وإلهامًا وخيارات إبداعية لتعزيز رسائل منشوراتك الاجتماعية بأكثر الطرق جاذبية ممكنة.
6. لوحة الاتصال
يمثل Dialpad حلاً متكاملاً لعقد مؤتمرات الفيديو والدردشة والهاتف وهو مثالي للفرق الموزعة.
ربما تكون Dialpad هي أكثر الاتصالات المؤسسية لدينا نظرًا لعملائها من المؤسسات، فهي تفتخر بعدد من الميزات لتحسين اتصالات الفريق.
يتضمن ذلك أدوات الذكاء الاصطناعي مثل تحليل مشاعر الاتصال والملاحظات الآلية لمعالجة اعتراضات المبيعات والنسخ التلقائي للمكالمات.
أدوات الاتصال الخارجية
في النصف الثاني من تفصيلنا، سنلقي نظرة على الأدوات الخارجية التي قد تعتبرها جزءًا من مجموعة تقنيات التسويق الخاصة بك.
7. تنبت الاجتماعية
لا مفاجآت هنا! تعد Sprout Social أداة قوية ومتكاملة لتبسيط الاتصالات الداخلية والخارجية المتعلقة بوسائل التواصل الاجتماعي.
كيف ذلك؟ بالنسبة للمبتدئين، نسمح للفرق بدمج جميع رسائلها وإشعاراتها الاجتماعية في مكان واحد.
وهذا لا يعني تقليل التنقل بين الأنظمة الأساسية فحسب، بل يمكّن الفرق أيضًا من الاستجابة لمزيد من الرسائل بشكل أسرع عبر الميزات التعاونية.
تعد القدرة على دمج صناديق البريد الوارد الخاصة بك بمثابة توفير كبير للوقت وتمنحك أيضًا رؤية أكثر شمولاً لاتصالات عملائك.
علاوة على ذلك، يعمل Sprout أيضًا كقاعدة رئيسية لجميع المحتوى الاجتماعي الخارجي الخاص بك.
التحديثات والإعلانات. أشرطة الفيديو والصور. قصص وبكرات وكل شيء بينهما.
باستخدام Sprout، يمكنك جدولة المحتوى الخاص بك وتحسينه عبر شبكات اجتماعية متعددة في وقت واحد.
يتيح لك وجود جميع أصول وتحديثات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك في نظام أساسي واحد زيادة وصولك إلى أقصى حد وإيصال رسالتك إلى الجماهير المناسبة بشكل أسرع.
ونحن لا نتوقف عند هذا الحد!
فيما يلي بعض الطرق الإضافية التي يمكنك من خلالها استخدام Sprout كأداة اتصالات للشركة:
- تطوير ونشر خطة أزمات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك
- الاستماع إلى المحادثات الاجتماعية المهمة والصيحات للكشف عن فرص التدخل أو الإجابة على أسئلة العملاء
- تشجيع التعاون بين الفرق والاتصالات الموحدة بين قسم التسويق بأكمله (بما في ذلك التسويق الاجتماعي والتصميم والمحتوى)
8. سيندن بلو
في حين أن اتجاهات التسويق تأتي وتذهب، يظل البريد الإلكتروني عنصرًا أساسيًا في الاتصالات الخارجية.
النشرات الإخبارية. رسائل الترحيب. حملات الفوز. والقائمة تطول.
تتميز الأنظمة الأساسية مثل SendinBlue بأنها قابلة للتطوير وتجعل من السهل إعداد سير عمل تلقائي لأي حملة قد تفكر فيها.
إن القدرة على تقييم مقاييس التفاعل وضبط حملاتك بمرور الوقت تعني أنه يمكنك زيادة الاهتمام برسائلك التسويقية.
9. هوب سبوت
تتضمن مجموعة أدوات اتصالات الشركات الخاصة بـ HubSpot نظامًا قويًا لإدارة علاقات العملاء (CRM) ومنصة تسويق عبر البريد الإلكتروني ونظام إدارة المحتوى (CMS) مدمجين في جهاز واحد.
إن وجود كل ما سبق في منصة واحدة يمنح المسوقين الفرصة للحصول على فهم أكثر اكتمالاً لعملائهم واحتياجاتهم.
على سبيل المثال، ما هو المحتوى الذي يتفاعل معه العملاء المحتملون أكثر؟ ما هو اعتراض المبيعات الأكثر شيوعًا لدينا؟ أي من حملاتنا تؤدي إلى تحقيق أكبر قدر من الإيرادات المباشرة؟
مع HubSpot، لديك رؤية شاملة لقنواتك التسويقية وكذلك ما يثير اهتمام عملائك.
10. رف الوحل
تعد العلاقات العامة والعلاقات مع المدونين والصحفيين ووسائل الإعلام أمرًا أساسيًا للشركات التي تتطلع إلى كسب بعض الظهور الذي تشتد الحاجة إليه.
تعمل أدوات مثل Muck Rack على تسهيل عملية العثور على أهداف التوعية ذات الصلة وعرضها بشكل أسرع.
من خلال توفير إمكانية الوصول الفوري إلى آلاف الصحفيين، تسمح لك المنصة بتتبع التقدم المحرز في حملات الترويج الخاصة بك وأتمتة عملية إجراء المتابعة حسب الحاجة.
11. الاختزال
الاختزال عبارة عن أداة “تمرير” نصبت نفسها بنفسها وتسمح للمستخدمين بإنشاء تجارب رقمية (مثل مواقع الويب والصفحات المقصودة) لمشاركتها مع العملاء.
تتميز الأداة بمجموعة متنوعة من ميزات التعاون الجماعي التي تسهل على الكتاب والمصممين والمسوقين الآخرين الاجتماع معًا لإنشاء القصص الأكثر إقناعًا الممكنة.
وفيما يلي لقطة لكيفية عمل المنصة:
كيفية اختيار أدوات الاتصال الخاصة بشركتك
لقد فهمنا الأمر: قد يكون الاختيار بين الأدوات أمرًا صعبًا.
وهذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تبحث عن حل مؤسسي.
لاختتام الأمور، دعنا نراجع بعض التفاصيل الأساسية التي ستساعدك على اتخاذ القرار بشكل أسرع.
كن حذرا من ميزانيتك
لا داعي للتفكير، أليس كذلك؟ تتطلب معظم أدوات SaaS أسعارًا متفاوض عليها للفرق الكبيرة. وبغض النظر عن ذلك، حاول اختيار الحلول المعقولة للقياس ولا تتضمن تسعيرًا قائمًا على الاستخدام.
يجب أن يكون الصعود سهلاً
من الناحية المثالية، يجب أن تكون قادرًا على اعتماد أدوات اتصالات الشركة ونشرها عبر فريقك في أسرع وقت ممكن.
تبذل العديد من الأدوات جهودًا كبيرة لتعليم الفرق وتمكينها عندما يتعلق الأمر بالتأهيل. سوف يمسك البعض بيدك خلال العملية لجعلها أقل صعوبة.
على سبيل المثال، لدى Asana الكثير من الموارد والأدلة ومقاطع الفيديو لمساعدة الفرق على البدء.
لا تخمن الأمان
لا تختلف المسائل الأمنية لأي جزء من البرامج وأدوات اتصالات عملك. لا تعد الانتهاكات المحتملة أو فقدان البيانات خيارًا متاحًا عند التعامل مع مواد الشركة الحساسة.
على سبيل المثال، تخلفت العديد من الشركات عن استخدام Zoom أثناء الوباء.
ومع ذلك، فإن المخاوف المستمرة المتعلقة بالخصوصية تسلط الضوء على كيف أن اختيار الأداة قبل التسوق يمكن أن يؤدي إلى مشاكل في المستقبل.
تحقق جيدًا من عمليات التكامل مع برنامجك الحالي
كما ذكرنا سابقًا، فإن أي شيء يمكنك القيام به لدمج الأدوات والاتصالات يعد ميزة إضافية.
تتواصل معظم أدوات الاتصال الرئيسية مع بعضها البعض للمساعدة في تعزيز الإنتاجية وكذلك تقليل رسائل الإعلام غير المرغوب فيها.
يوجد أدناه لقطة لاثنين من عمليات التكامل الأكثر شيوعًا في Sprout لكل من الاتصالات الداخلية والخارجية.
تأكد من أن أدوات الاتصال الخاصة بك لديها سجل حافل
عندما تكون في شك، اقرأ التقييمات! على الرغم من أنه لا يوجد شيء خاطئ في اختبار الأدوات الجديدة تمامًا، إلا أننا نوصي بالالتزام بمنصة أكثر “ثباتًا” للاتصالات.
يمكن لمواقع المراجعة مثل G2 إبراز التطبيقات التي تحظى بمستخدمين على المدى الطويل والعملاء الأكثر رضاً.
يمكن للرؤى الواردة من المشترين أيضًا تفصيل ميزات أو مخاوف محددة قد تكون ذات صلة بفريقك.
ما هي أدوات الاتصالات المؤسسية التي تستخدمها؟
إذا كنت تريد أن يتواصل فريقك بشكل أكثر فعالية، فابدأ بمجموعة التكنولوجيا الخاصة بك.
تعتبر أي مجموعة من الأدوات المذكورة أعلاه نقطة انطلاق قوية نحو بناء أعمال أكثر ارتباطًا وتوافقًا.
إن القيام بذلك لا يجعل حياة العاملين لديك أسهل فحسب، بل يمكّن فريقك أيضًا من إرسال الرسالة الصحيحة إلى عملائك.
إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، فتأكد من مراجعة أو توجيه كيفية رفع مستوى مهارات الاتصال في شركتك للقيام بذلك بالضبط.
المصدر: sproutsocial
قد يهمك:
