المدونة
كيفية إنشاء سياسة وسائل التواصل الاجتماعي للموظفين
29
سبتمبر
سبتمبر
يمكنك معرفة المدة التي عمل فيها شخص ما على وسائل التواصل الاجتماعي عن طريق السؤال عن أكبر خطأ ارتكبه. التغريد الخاطئ الذي تم حذفه بأسرع ما تم إرساله.
الوقت الذي بدأ فيه موقع Facebook على الهواء مباشرة من هاتف داخل الجيب.
الحوادث تحدث بالتأكيد. ولكن مع دخول وسائل التواصل الاجتماعي العقد الثاني من كونها وظيفة لشخص ما، يمكن أن تصبح الحوادث جرائم كبرى. حتى تلك القابلة للحريق.
لا أحد يريد أن يفقد وظيفته بسبب وسائل التواصل الاجتماعي. يحتاج الموظفون وأرباب العمل إلى إنشاء سياسة وسائل التواصل الاجتماعي من أجل التوافق مع الطرق المناسبة لاستخدام وسائل التواصل الاجتماعي في وقت الشركة.
يجب تحديد الحدود والنتائج جنبًا إلى جنب مع قواعد الشركة الأخرى، عادةً في دليل الموظف.
ما هي سياسة التواصل الاجتماعي؟
تعمل سياسة وسائل التواصل الاجتماعي على حماية الموظفين بقدر ما تحمي الشركة التي يعملون بها.
يوفر إرشادات للموظفين لاستخدام الوسائط الاجتماعية الشخصية بطريقة ليست واضحة تمامًا ومسيطرة، ولكنها أيضًا تحمي كل من الموظف وصاحب العمل.
تاريخ سياسات وسائل التواصل الاجتماعي
ما نشأ في العقد الأول من القرن الحادي والعشرين باسم “سياسة المدونة” كان في الأساس تحذيرًا حول ما يمكن للموظفين وما لا ينبغي عليهم نشره على لوحة الرسائل عبر الإنترنت.
تطور هذا سريعًا إلى إرشادات حول “المحتوى عبر الإنترنت”، وتحديداً نشاط وسائل التواصل الاجتماعي.
ربما تكون سياسة Zappos السريعة والبسيطة، “كن حقيقيًا واستخدم أفضل حكم لديك”، قد اجتازت اختبار شم الموارد البشرية منذ عقد من الزمان.
اليوم، على الرغم من ذلك، يجب على المؤسسات التي لديها عدد قليل أو آلاف الموظفين تحديد التوقعات لكيفية “أن تكون حقيقيًا” عبر مجموعة متنوعة من الشبكات الاجتماعية وما يعنيه “الحكم الأفضل” بالنسبة لهم.
عندما تمتلك الموارد البشرية سياسة الموظف والكتيب المصاحب لها، فقد تعتمد على خبراء الموضوع المقيمين في الاتصالات أو التسويق أو الرقمية للمساعدة في إنشاء سياسة الموظف.
عندما تبدأ، ابحث واقرأ بعض السياسات المماثلة في مجال عملك. سيساعدك هذا على فهم كيفية معالجة تضمين مخاوف الخصوصية والمعلومات القانونية والمسؤولية الشخصية.
استخدم أمثلة سياسة الوسائط الاجتماعية أدناه وقم بتنزيل القالب المجاني الخاص بنا للحصول على سياسة الموظف الخاصة بك في الشكل.
تذكر مراجعة سياسة الوسائط الاجتماعية الخاصة بك مع محام قبل اعتمادها رسميًا.
ماذا يجب أن يكون في سياسة وسائل التواصل الاجتماعي
الجزء 1: الغرض
ابدأ سياسة وسائل التواصل الاجتماعي ببيان الغرض من استخدام الشركة لوسائل التواصل الاجتماعي وكيف تتعامل مع ذلك كأداة اتصال. اجعلها موجزة وقابلة للتطبيق على أولئك الذين سيقرؤونها.
هذا مثال رائع من جامعة براون. يستخدمون ثلاث جمل لتأطير مقدمة سياسة وسائل التواصل الاجتماعي هذه:
“وسائل التواصل الاجتماعي هي أدوات اتصال قوية. يلعب كل حساب متعلق بـ Brown دورًا مهمًا ومتكاملًا وداعمًا في سرد قصة الجامعة.
يستخدم مكتب براون للاتصالات الجامعية وسائل التواصل الاجتماعي للتفاعل مع جمهور عالمي، بما في ذلك الطلاب الحاليين والمحتملين وأعضاء هيئة التدريس والموظفين والخريجين وأولياء الأمور ووسائل الإعلام الخارجية وأعضاء المجتمع المحلي “.
الجزء الثاني: التعريفات
حدد “وسائل التواصل الاجتماعي” بالشكل الذي تعتبره الشركة كذلك.
بشكل عام، تشير الوسائط الاجتماعية إلى المحادثات والمحتوى المشترك بين شخص واحد أو أكثر عبر الإنترنت، بما في ذلك المدونات والويكي ولوحات الرسائل والمنتديات عبر الإنترنت وغرف الدردشة ومواقع وتطبيقات الشبكات الاجتماعية.
حدد من في الشركة يمكن أن يكون موردًا للموظفين الذين لديهم أسئلة حول الاستخدام المهني والشخصي، بما في ذلك تطوير استراتيجية للحسابات الجديدة.
الجزء 3: العلامة التجارية
اشرح كيفية استخدام أصول العلامة التجارية (أو لا) في وسائل التواصل الاجتماعي. ضع في اعتبارك كيف يمكن توسيع معايير العلامة التجارية الحالية لاستخدام الشعار والألوان لاستخدامها على وسائل التواصل الاجتماعي.
هل ستوفر الشركة إصدارات متوافقة من الشعار وأصول العلامة التجارية لتناسب ملفات تعريف الوسائط الاجتماعية؟ هل توجد اصطلاحات تسمية لحساب متعلق بالشركة، سواء لقسم أو منتج / خدمة أو فرد؟
إليك كيف تتعامل جامعة تافتس مع هذا:
“بالإضافة إلى تلبية المتطلبات المنصوص عليها في الإرشادات بشأن استخدام أسماء وشارات Tufts، هناك تحديات فريدة مرتبطة باستخدام اسم Tufts في وسائل التواصل الاجتماعي، مثل الحاجة المحتملة لاختصار اسم البرنامج أو الكيان لـ حساب على موقع تويتر.
- لا يُسمح باستخدام ختم Tufts أو الشعار النصي كصورة للملف الشخصي على Facebook أو Twitter أو أي حساب آخر على وسائل التواصل الاجتماعي.
- كن واضحًا قدر الإمكان عند تسمية حساباتك على وسائل التواصل الاجتماعي، مع مراعاة عدد الأحرف المسموح به. تجنب استخدام الاختصارات التي قد لا تكون معروفة عالميًا. “
الجزء 4: تمييز كيفية استخدام وسائل التواصل الاجتماعي
عندما ينشر الموظفون على حساباتهم الشخصية على وسائل التواصل الاجتماعي، فإنهم يفعلون ذلك كفرد وليس بالضرورة كموظف.
يجب على أصحاب العمل احترام ذلك ويمكنهم تشجيع الموظفين على تقديم أفضل نسخة لأنفسهم عبر الإنترنت.
الموظفون هم أيضًا السطر الأول من المؤيدين والمؤثرين في الشركة.
في معظم الحالات، لا يحتاجون إلى الوصول إلى حساب العلامة التجارية لتضخيم المحتوى من الشركة.
في الواقع، تم تصميم برامج الدفاع عن الموظفين لتشجيع الموظفين على تضخيم المحتوى لشبكاتهم الشخصية.
هذا يفتح الشركة والموظف على المخاطر الإضافية التي يجب تحديدها وشرحها في السياسة.
يجب أن يكون لدى الموظفين الذين يساهمون في حسابات الشركة ذات العلامات التجارية مجموعة أخرى من الإرشادات التي ترتبط ارتباطًا وثيقًا بمسؤولياتهم الوظيفية.
الجزء الخامس: لا تتصرف كمتحدث رسمي
لا يتحدث الموظفون الأفراد باسم الشركة في حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الشخصية.
هذا مثال رائع من وول مارت:
“تذكر أن لدينا فريقًا مخصصًا مكلفًا بالرد على استفسارات العملاء أو انتقاداتهم.
فريق Walmart الاجتماعي الرسمي مسؤول عن إشراك العملاء من خلال صفحتنا. لتجنب الالتباس، نطلب منك عدم محاولة الرد على استفسارات العملاء أو تعليقاتهم الموجهة تحديدًا إلى الشركة أو طلب رد رسمي من الشركة على هذا الموقع “.
الجزء 6: امتلك رأيك
يتحمل الموظفون وحدهم المسؤولية عما يتم نشره على حساباتهم وملفاتهم الشخصية على وسائل التواصل الاجتماعي.
تعد اتصالات وسائل التواصل الاجتماعي بمثابة سجل عام ويمكن اكتشافها ومشاركتها.
في هذا المثال من Adidas ، أكدوا أن “الإنترنت لا ينسى أبدًا”.
“أنت مسؤول شخصيًا عن المحتوى الذي تنشره على المدونات أو مواقع الويكي أو أي شكل آخر من الوسائط التي ينشئها المستخدم. من فضلك تذكر أن الإنترنت لا ينسى أبدًا.
هذا يعني أن كل ما تنشره سيكون مرئيًا للعالم لفترة طويلة جدًا جدًا. الفطرة السليمة عامل كبير هنا. إذا كنت على وشك نشر شيء ما يجعلك تشعر بعدم الارتياح إلى أدنى حد، فراجع “.
الجزء السابع: الإفصاح
أفصح عن عملك وصاحب العمل عندما يكون ذلك مناسبًا – مثل مشاركة رابط إلى موقع الشركة على الويب أو الانخراط في محادثة عبر الإنترنت حول الشركة.
دعنا نلقي نظرة على مثال سياسة وسائل التواصل الاجتماعي من Tufts مرة أخرى:
“من أجل الشفافية، يُطلب من الموظفين الذين يستخدمون قنوات التواصل الاجتماعي الشخصية للحديث عن العمل أو الأمور المتعلقة بجامعة Tufts الكشف عن انتمائهم إلى Tufts.
قد يفكر الموظفون في إضافة إخلاء مسؤولية إلى حساباتهم على وسائل التواصل الاجتماعي تفيد بأن أفكارهم تخصهم.
على سبيل المثال، على Twitter ، يمكن للمستخدمين استخدام حقل “Bio” لملاحظة أن الآراء والأفكار التي يتم التعبير عنها خاصة بهم ولا تعكس آراء Tufts “.
الجزء 8: مشاهدة الكلمات
الامتناع عن اللغة البذيئة والفاحشة عن الشركة وزملاء العمل.
إليك كيفية تعامل المجلس الوطني لعلاقات العمل مع هذا:
“هذا النشاط غير محمي إذا قلت أشياء عن صاحب العمل مسيئة بشكل فاضح أو كاذبة عن قصد ومتعمد، أو إذا استخفت علنًا بمنتجات أو خدمات صاحب العمل دون ربط شكواك بأي جدل عمالي”.
الجزء 9: السرية والخصوصية
يعرف الموظفون عمومًا الحفاظ على سرية المعلومات الخاصة بالشركة وأصحاب المصلحة – لكنهم قد لا يعرفون بالضبط ما هي المعلومات التي تنطبق على هذه القاعدة.
من المفيد التحديد المسبق لأنواع المعلومات السرية والخاصة حول الشركة التي لا يجب مشاركتها عبر الإنترنت في أي وقت.
الجزء 10: حقوق النشر
اطلب من الموظفين احترام قوانين حقوق النشر وإدراج السمات المناسبة عند الضرورة.
الجزء 11: العواقب
حدد عواقب عدم اتباع السياسة، بما في ذلك الإنهاء.
لاحظ أن المجلس الوطني للعلاقات العمالية قد قرر أن استخدام وسائل التواصل الاجتماعي يمكن أن يكون شكلاً من أشكال النشاط “المنسق المحمي” – على الرغم من أن هذا لا يعوق سيطرة الفرد على منشور أو مقطع فيديو على وسائل التواصل الاجتماعي.
“لن يتم التسامح مع المنشورات غير الملائمة التي قد تتضمن ملاحظات تمييزية ومضايقات وتهديدات بالعنف أو سلوك مشابه غير لائق أو غير قانوني وقد تعرضك لإجراءات تأديبية تصل إلى وتتضمن إنهاء الخدمة.”
شرعية سياسات الموظفين
لم يتم إنشاء سياستين للتواصل الاجتماعي بالتساوي. هناك حدود قانونية لمدى تقييدها.
تولي بعض المنظمات مزيدًا من الاهتمام لما لا يجب فعله، بينما تساعد مؤسسات أخرى في صياغة الإرشادات بطريقة تساعد الموظفين على فهم كيفية استخدام وسائل التواصل الاجتماعي بشكل شخصي ومهني بشكل أفضل.
تخضع سياسات الموظفين للمراجعة من قبل مجلس علاقات العمل الوطني (NLRB).
على مدى السنوات العشر الماضية، اتخذ NLRB قرارات وأصدر إرشادات بشأن قواعد دليل الموظف المحددة.
في عام 2018، صدر قرار ردًا على شركة Boeing التي أعادت تعريف بعض القواعد على أنها قانونية وغير قانونية بشكل مفترض.
القواعد الشاملة، أو تلك التي تشمل جميع الموظفين بغض النظر عن مواقف محددة، هي القواعد التي يعتبرها مجلس NLRB غير قانونية في الغالب.
عند كتابة سياسة دليل الموظف، من الأفضل أن تكون على دراية بتجنب ما يلي:
- قواعد شاملة تمنع الموظفين من الإدلاء بملاحظات مهينة أو سلبية عن الشركة؛
- قواعد شاملة تمنع الموظفين من انتقاد صاحب العمل؛
- قواعد شاملة تمنع الموظفين من الإدلاء ببيانات كاذبة أو غير دقيقة؛
- قواعد شاملة تنص على أن الأجور أو المزايا أو ظروف العمل سرية أو تمنع الموظفين من مناقشتها؛ و
- قواعد شاملة تمنع الموظفين من الانضمام إلى المنظمات الخارجية.
قم بتعيين تذكير سنوي لمراجعة وتحديث سياسة الوسائط الاجتماعية الخاصة بك. يجب أن تكون السياسة وثيقة حية لتعكس مدى سرعة تغيير قواعد السلوك والأنشطة عبر الإنترنت.
المصدر: convinceandconvert
شاهد أيضا:
